I Commissione - Verbale

Ordine del giorno della seduta

1. Trattazione dell'interrogazione nr. d'ordine 1306 (nr. prot. 174) con oggetto "Servizi per stranieri presso Ufficio Anagrafe. ", inviata da Claudio Borghello
2. Discussione dell'interpellanza nr. d'ordine 1255 (nr. prot. 92) con oggetto "Archivio Generale – la qualità del servizio offerto ai cittadini.", inviata da Lorenza Lavini

Verbale

Alle ore 11.14, la Presidente della I Commissione Consiliare, Marta Locatelli, constatata la presenza del numero legale, dichiara aperta la seduta, gli atti iscritti all’O.d.G e dà la parola all’Assessora Agostini per la risposta all’interrogazione nr. d'ordine 1306 (nr. prot. 174) con oggetto "Servizi per stranieri presso Ufficio Anagrafe. ", inviata da Claudio Borghello.

ASS. AGOSTINI premette che l’organizzazione del Servizio Demografico è in fase di analisi e complessiva riorganizzazione e l’iter è appena cominciato. Tutto ciò anche in virtù della dematerializzazione delle certificazioni. Le Municipalità vengono mantenute e così pure i servizi a loro afferenti. Ci sono documentazioni specifiche che solo i Servizi Demografici possono erogare. La declinazione della pratica viene elaborata dall’Ufficio situato sul Terraglio ma la documentazione può essere richiesta in qualsiasi sportello dell’anagrafe. Sarebbe però auspicabile portare in una zona più centrale quell’Ufficio ma c’è una forte resistenza da parte di quel territorio (zona del Terraglio). Per ciò che concerne i diritto di voto di coloro che intendono avvalersi di tale facoltà per fruire degli istituti di partecipazione ( residenti nel nostro Comune ma privi della cittadinanza italiana) questa è sancita dall’art. 26, comma 3 dello Statuto, ci può essere previa iscrizione in appositi elenchi aggiuntivi, in corso di predisposizione. Considera questa interrogazione uno strumento di promozione e miglioramento del servizio.

Alle ore 11.25 esce il Consigliere Cavaliere ed entrano i Consiglieri A. Scarpa e Campa.

BORGHELLO chiede se la risposta è che si possono rivolgere a qualsiasi Ufficio Anagrafe.
ASS. AGOSTINI risponde affermativamente.

Alle ore 11.30 esce il Consigliere Campa.

BORGHELLO rileva la difficoltà di cittadini extracomunitari che lavorano distanti dal Terraglio di doversi recare solo lì per la richiesta del certificato. A ciò, aggiunge la difficoltà della validazione, in altro ufficio, entro tre mesi. Fa notare che per questo rapporto la Questura ed il Comune sono scollegati. Chiede che l’ubicazione dell’Ufficio Anagrafe del Terraglio venga pubblicizzata attraverso sindacati ed organizzazioni. Chiede si agisca con sollecitudine perché si ritiene soddisfatto ma è passato troppo tempo.

CENTENARO chiede di intervenire sull’ordine dei lavori per rilevare che gli Uffici Anagrafe periferici sono chiusi al sabato e, visto che i dipendenti comunali sono più di 3000, ciò non consentito. Questo problema c’è anche per le biblioteche. Si deve pensare ad una riorganizzazione del personale.

Alle ore 11.35 esce il Consigliere A. Scarpa.

MOLINA chiede di intervenire sull’ordine dei lavori per chiedere una ricognizione sui rapporti fra Questura e Comune, sulla scorta del D.P.R. 445/2000. lo stesso prevede che se i dati sono in possesso di un’altra amministrazione, il Comune si deve rivolgere prima a questa, prima che al cittadino.

Alle ore 11.37 escono i Consiglieri Tagliapietra e Venturini.

ASS. AGOSTINI spiega che l’Anagrafe è un servizio delegato dallo Stato ma non rappresenta una priorità per il dipendente comunale ed il personale che vi lavora, pur essendo motivato, è avanti con gli anni e si porrà maggiormente il problema delle sostituzioni. Lo stesso discorso vale per le biblioteche. Il tema della chiusura al sabato è un tema importante. È un compito dell’A.C. verificare l’attendibilità della documentazione prodotta ed è un compito molto delicato che spetta all’Ufficiale di Stato Civile, sapendo che i registri anagrafici sono a disposizione delle forze dell’ordine e devono essere tenuti in modo efficiente.

Alle ore 11.40 esce il Consigliere Borghello e rientra il Consigliere A. Scarpa.

PRES. LOCATELLI esaurito il precedente punto passa alla trattazione dell’interpellanza iscritta al secondo punto con oggetto: "Archivio Generale – la qualità del servizio offerto ai cittadini.", inviata da Lorenza Lavini. Dà la parola all’Assessora per la lettura.

ASS. AGOSTINI procede con la lettura dell’interpellanza specificando che era stata rivolta al Sindaco e, da questi, ha ricevuto la delega a rispondere.

Alle ore 11.45 esce il Consigliere Vianello.

LAVINI illustra la propria interpellanza e la motiva spiegando che ci sono una serie di vincoli che aggravano il compito del cittadino che richiede degli atti alla P.A.. Chiede risposte che siano d’ausilio per il cittadino.

PRES. LOCATELLI dichiara aperta la discussione.

BORASO chiede quanti sono i dipendenti impiegati nell’archivio.

ASSESSORE risponde che sono 4 più una persona dei Servizi Ausiliari ed uno stagista.

Alle ore 11.50 escono i Consiglieri Centenaro, Seibezzi, Fortuna e A. Scarpa.

BORASO ricorda che la struttura è costata diversi milioni di euro ed è inaccettabile che l’archiviazione informatizzata sia a livello zero. Pensava che tutto fosse già operativo ed invece ha scoperto che non si riesce a far decollare l’informatizzazione. Afferma che negli Uffici Tecnici delle Municipalità c’è un surplus di personale che va reimpiegato con spostamenti ad hoc, dove ce n’è bisogno.

Alle ore 11.53 rientra il Consigliere Tagliapietra.

CAPOGROSSO vuol capire quante sono, mediamente, le richieste al di là delle notizie riportate dai quotidiani. È d’accordo col Consigliere Boraso quando parla dell’esigenza dell’informatizzazione. Ritiene si debba cominciare l’archiviazione informatizzata partendo dai documenti più recenti.

ASS. AGOSTINI risponde affermando che l’Archivio Generale ha una duplice funzione: quella di produrre le copie dei documenti richiesti ed un aspetto storico dei documenti richiesti dagli studiosi e dai ricercatori. Tutto ciò, con la premessa che l’Archivio Generale possiede una documentazione soggetta al codice dei beni culturali e quindi i documenti vanno tenuti e movimentati secondo precise procedure. Riferisce che l’archivio ha 6 chilometri lineari di documenti ed è evidente che non si possa digitalizzare una tale mole di documenti che molte volte è richiesta da un singolo cittadino. Questo è invece possibile per l’Anagrafe e le biblioteche che concorrono per la loro parte di servizio. Le tipologie di utenti che attingono alla documentazione sono i cittadini, gli Uffici del Comune e gli studiosi. Riferisce che ai loro Uffici non è pervenuta alcuna contestazione specifica.

DONAGLIO (Archivio Storico Celestia) riferisce dell’avvio, soprattutto per il Centro Storico, della schedatura informatizzata in particolar modo per le pratiche edilizie e per gli anni 40 e 50. per ciò che concerne gli anni 60, 70 e 80 è prevista la consultazione in sala dei registri. Riporta una serie di problemi logistici determinati anche dalla dimensione dell’archivio.

Alle ore 12.10 escono i Consiglieri Guzzo e Molina.

CAPOGROSSO chiede se sia stata valutata l’ipotesi degli appuntamenti.

DONAGLIO risponde che avevano provato ma era una pratico troppo complicata ed è stata abbandonata.

Alle ore 12.13 escono i Consiglieri Rizzi e Tagliapietra e rientra il Consigliere Venturini ed i presenti sono: Locatelli, Trabucco, Rosteghin, Scaramuzza, Capogrosso, Giordani, Giusto, Boraso, Venturini e Lavini.

BORASO non ritiene superflua la digitalizzazione di tutta la documentazione (6 km. lineari) dell’Archivio. Dissente sull’utilizzo di soli 4 dipendenti a fronte dei 3200 totali.

LAVINI ritiene che per ciò che concerne la parte archivistica/storica si potrebbe tornare all’utilizzo degli appuntamenti. Chiede che il servizio venga migliorato ed accelerato senza prescindere dagli obblighi normativi. Si ritiene parzialmente soddisfatta in attesa dell’esito delle propulsioni odierne.

Alle ore 12.20 esce il Consigliere Giusto e rientra il Consigliere Tagliapietra.

PRES. LOCATELLI ritiene serva la collaborazione di tutti per migliorare il servizio e monitorerà l’evolversi della vicenda.

ASS. AGOSTINI ringrazia la Consigliera Lavini perché la sua interpellanza è volta al miglioramento del servizio. Ribadisce l’importanza dell’aspetto storico dei documenti dell’Archivio. Chiude annunciando il coinvolgimento degli Uffici Tecnici delle Municipalità al fine di migliorare il servizio.

PRES. LOCATELLI Alle ore 12,30 esaurito l’ordine del giorno, dichiara chiusa la seduta.

scarica documento in formato pdf (36 kb)